Wenn die Lehrkraft geht, die die Schulwebsite betreut: So gelingt die Übergabe

An vielen Schulen kümmert sich seit Jahren eine Lehrkraft um die Schulhomepage. Sie kennt jedes Menü, weiß, wo die Termine eingetragen werden, und bekommt die Anfragen aus dem Kontaktformular. Dann wechselt sie an eine andere Schule, geht in den Ruhestand oder in Elternzeit, und erst danach fällt auf, was alles an ihr hing. Die kurze Antwort: Regeln Sie die Übergabe, solange die Person noch da ist. Dazu gehören die Zugänge, die Dienste, die an der Website hängen, und die Stellen, an denen Name und E-Mail-Adresse der Lehrkraft eingetragen sind. Wir zeigen das am Beispiel WordPress. Bei TYPO3 oder den Baukästen der Landesbildungsserver sind es ähnliche Stellen.

Warum die Schulwebsite oft an einer Person hängt

Kaum eine Schulwebsite ist so geplant. Meist hat sich jemand gekümmert, weil es sonst niemand getan hätte: die Seite aufgesetzt, Plugins installiert, Formulare eingerichtet, oft nebenher und mit dem eigenen E-Mail-Konto. Das ist kein Versäumnis, sondern Engagement. Schwierig wird es erst, wenn das Wissen, wo was eingestellt ist, nur bei dieser einen Person liegt.

Verantwortlich für die Inhalte der Schulhomepage ist die Schulleitung, so steht es etwa in den Hinweisen des Hessischen Kultusministeriums. Auch deshalb sollte die Schule selbst wissen, wie ihre Website funktioniert, und nicht nur die Lehrkraft, die sie pflegt.

Was passiert, wenn niemand die Übergabe regelt

Die Folgen zeigen sich oft erst nach Wochen:

• Anfragen gehen ins Leere. Das Kontaktformular schickt Nachrichten von Eltern weiter an die Adresse der ehemaligen Lehrkraft, im ungünstigen Fall an ein privates Postfach.
• Wichtige Hinweise erreichen niemanden. WordPress schickt Meldungen zu Updates, schweren Fehlern und dem Wiederherstellungsmodus an die Administrator-E-Mail-Adresse. Gehört sie der ehemaligen Lehrkraft, bemerkt in der Schule niemand, wenn die Website ein Problem hat.
• Updates bleiben liegen. Ohne Administrator-Zugang lassen sich WordPress, Theme und Plugins nicht aktualisieren. Warum das ein Risiko ist, beschreiben wir im Beitrag Veraltete Website als Sicherheitsrisiko.
• Sicherungen und Lizenzen hängen an privaten Konten. Fehlt der Zugang, fehlen im Ernstfall die Sicherung und bei kostenpflichtigen Erweiterungen die Updates.
• Auf der Website stehen alte Ansprechpartner. Kontaktseite, Footer und Impressum nennen weiter Namen, die nicht mehr stimmen.
• Zugriff bleibt bestehen. Ein aktives Konto einer Person, die nicht mehr an der Schule ist, hat weiterhin Zugriff auf Inhalte und je nach Rolle auf Formulardaten.

Welche Dienste an der Website hängen

Eine Website besteht selten nur aus WordPress. Prüfen Sie für jeden Dienst, ob er über ein Konto der Schule läuft oder über ein persönliches:

• Hosting. Wer hat Zugang zum Kundenbereich des Anbieters, und auf wen läuft der Vertrag?
• E-Mail-Versand der Website. Viele Websites verschicken Formularmails über ein SMTP-Plugin wie FluentSMTP oder WP Mail SMTP. Dort sind die Zugangsdaten eines E-Mail-Kontos hinterlegt. Ist es das persönliche Konto der Lehrkraft und wird es gelöscht, verschickt die Website keine Mails mehr.
• Sicherungen. Backup-Plugins legen Sicherungen häufig in einem Cloud-Speicher ab. Liegt dieser im privaten Konto, hat die Schule keinen Zugriff, wenn sie ihn braucht.
• Lizenzen für Plugins und Themes. Kostenpflichtige Versionen von Fluent Forms, WPForms, Blocksy oder Divi erhalten Updates nur mit gültiger Lizenz, und die Lizenz gehört zu dem Konto, mit dem sie gekauft wurde.
• Eingebundene Dienste. Kalender, Statistik, Newsletter und die Konten in sozialen Medien, auf die die Website verweist.

Notieren Sie zu jedem Dienst den Anbieter, das Konto, wer Zugang hat, die Kosten und die Laufzeit.

Wo in WordPress Namen und Adressen stecken

Name und E-Mail-Adresse einer Person stehen selten nur an einer Stelle. Diese Fundstellen werden bei einem Wechsel am häufigsten übersehen:

• Footer und Kopfbereich. Der Bereich am Anfang und am Ende jeder Seite enthält oft Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Anschrift der Schule, manchmal auch den Namen der Person, die die Website betreut. Diese Angaben werden nicht auf den einzelnen Seiten gepflegt, sondern zentral im Theme: bei Blocksy etwa in einem eigenen Kontakt-Element, in einem Widget-Bereich oder im Copyright-Text, bei Divi im globalen Footer des Theme Builders.
• Synchronisierte Muster. Im Block-Editor lassen sich Inhalte als synchronisierte Muster speichern, etwa ein Kasten „Ihre Ansprechpartner“, der auf vielen Seiten erscheint. Wird er an einer Stelle geändert, ändert er sich überall. Umgekehrt bleibt ein alter Name auf all diesen Seiten stehen, bis jemand das Muster selbst anpasst.
• Kontaktseite, Impressum und Datenschutzerklärung. Hier stehen oft die Namen von Schulleitung, Ansprechpartnern für die Website und Datenschutzbeauftragten.
• Empfänger der Formulare. Wohin ein Formular seine Anfragen schickt, sieht man auf der Seite nicht. Die Adresse steht in den Benachrichtigungen des Formulars, bei Fluent Forms wie bei WPForms für jedes Formular einzeln. Prüfen Sie deshalb jedes Formular, auch Anmelde- und Bestellformulare.
• Administrator-E-Mail-Adresse. WordPress hat eine eigene Adresse für die Verwaltung der Website, getrennt von den E-Mail-Adressen der Benutzerkonten. An sie gehen Hinweise zu Updates und schweren Fehlern. Wird sie geändert, gilt die neue Adresse erst, wenn sie über einen Bestätigungslink freigeschaltet wurde; bis dahin bleibt die alte aktiv. Fluent Forms und WPForms schicken Benachrichtigungen in der Grundeinstellung an genau diese Adresse. Eine Funktionsadresse der Schule an dieser Stelle hilft also doppelt.
• Einstellungen von Theme und Plugins. Manche Themes und Plugins haben eigene Felder für Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Absendernamen, zum Beispiel die Absenderadresse im SMTP-Plugin.

Alte Angaben aufspüren: Suchen Sie in der Liste der Seiten und Beiträge nach Name und E-Mail-Adresse der ehemaligen Lehrkraft. Für Angaben in den Einstellungen von Theme und Plugins gibt es Plugins, die die gesamte Datenbank durchsuchen und Treffer ersetzen. Legen Sie vorher eine Sicherung an und ersetzen Sie gezielt, nicht pauschal.

Benutzerkonten richtig übergeben

• Eigene Konten statt geteilter Passwörter. Jede Person, die an der Website arbeitet, bekommt ein eigenes Konto. Ein gemeinsames Passwort lässt sich einer einzelnen Person nicht entziehen.
• Rollen bewusst vergeben. WordPress kennt die Rollen Administrator, Redakteur, Autor, Mitarbeiter und Abonnent. Für die tägliche Pflege reichen meist Redakteur oder Autor. Administrator sollten nur wenige sein, aber mindestens zwei, damit die Website nicht an einem Konto hängt.
• Nachfolge vor dem Abschied einrichten. Legen Sie das neue Administratorkonto an, solange die bisherige Lehrkraft noch da ist und Fragen beantworten kann.
• Konto am letzten Tag stilllegen, Inhalte erhalten. Entziehen Sie dem Konto die Rolle oder löschen Sie es. Beim Löschen fragt WordPress, was mit den Beiträgen dieses Kontos geschehen soll. Ordnen Sie sie einem anderen Konto zu, sonst werden sie mitgelöscht.
• Anwendungspasswörter und Zwei-Faktor-Anmeldung prüfen. Im Benutzerprofil sehen Sie Anwendungspasswörter, mit denen Programme ohne die normale Anmeldung auf die Website zugreifen. Entfernen Sie die der ehemaligen Lehrkraft. Ist eine Zwei-Faktor-Anmeldung eingerichtet, klären Sie, auf welchem Gerät sie läuft. Das private Handy einer Person, die die Schule verlässt, ist dafür keine gute Lösung.

Die Übergabe-Checkliste

Alle Punkte zum Abhaken finden Sie in der Checkliste zur Übergabe der Schulhomepage (PDF). Kurz zusammengefasst:

1. Zweites Administratorkonto für eine Person der Schule anlegen.
2. Alle Dienste mit Konto, Zugang, Kosten und Laufzeit auflisten.
3. Formular-Empfänger und Administrator-E-Mail-Adresse auf eine Funktionsadresse der Schule umstellen.
4. Fundstellen durchgehen: Footer, Kopfbereich, Muster, Kontaktseite, Impressum, Datenschutzerklärung, Einstellungen von Theme und Plugins.
5. Technik festhalten: Unter Werkzeuge → Website-Zustand zeigt der Reiter „Info“ die Versionen von WordPress, PHP, Theme und Plugins. Dazu: Wer macht Updates, wo liegen die Sicherungen, und wurde schon einmal eine zurückgespielt?
6. Inhalte und Abläufe festhalten: Was wird regelmäßig aktualisiert, wer liefert Inhalte, wer gibt frei, wo liegen die Einwilligungen für Fotos?
7. Wissen weitergeben: Übergabegespräch am Bildschirm, kurze Anleitung, gern mit Bildschirmaufnahmen der wichtigsten Handgriffe.
8. Am letzten Tag: Konto stilllegen, Anwendungspasswörter entfernen, Passwörter gemeinsam genutzter Dienste ändern.

Wenn die Lehrkraft schon weg ist

Nicht immer gelingt die Übergabe rechtzeitig. Dann hilft diese Reihenfolge:

1. Freundlich nachfragen. Die meisten ehemaligen Kolleginnen und Kollegen helfen, wenn man sie früh und konkret fragt, etwa nach dem Konto für die Sicherungen oder der Lizenz eines Plugins.
2. Zugang über das Hosting herstellen. Hat die Schule Zugang zum Kundenbereich des Hosting-Anbieters, lässt sich darüber in der Regel auch wieder ein Administratorzugang zu WordPress einrichten. Läuft der Vertrag auf die ehemalige Lehrkraft, wenden sich Schulleitung oder Schulträger an den Anbieter.
3. Fundstellen durchgehen. Sobald ein Zugang da ist, arbeiten Sie die Punkte aus der Checkliste ab, zuerst Formular-Empfänger und Administrator-E-Mail-Adresse.
4. Ehrlich abwägen. Sind WordPress und Plugins seit Jahren nicht aktualisiert, fehlen Lizenzen und weiß niemand, wie die Seite aufgebaut ist, kann ein Neuaufbau schneller und sicherer sein als das Aufräumen.

Damit die nächste Übergabe leichter wird

• Konten der Schule nutzen. Hosting, Sicherungen und Lizenzen laufen über Konten der Schule, die Zugangsdaten liegen an einem sicheren Ort der Schule, etwa in einem Passwortmanager.
• Funktionsadressen verwenden. Formulare und Administrator-E-Mail-Adresse nutzen eine Adresse, die nicht an einer Person hängt.
• Kontaktdaten an einer Stelle pflegen. Ansprechpartner stehen in einem synchronisierten Muster oder im Footer, statt auf vielen Seiten einzeln.
• Redaktion verteilen. Mehrere Personen pflegen die Website, mit klaren Rollen und einer kurzen Anleitung.
• Technik und Inhalte trennen. Lehrkräfte kümmern sich um Inhalte, Updates und Sicherungen sind fest geregelt, intern oder durch einen Dienstleister.
• Einmal im Jahr prüfen. Ein guter Zeitpunkt ist der Schuljahreswechsel, wenn sich Kollegium und Ansprechpartner ohnehin ändern.

Ist Ihre Schulwebsite auf einen Wechsel vorbereitet?

Mit diesen sechs Fragen können Sie selbst einschätzen, wo Ihre Schule steht:

1. Haben mindestens zwei Personen an der Schule Administratorrechte?
2. Wissen Sie, an welche Adresse jedes Ihrer Formulare Anfragen schickt?
3. Gehört die Administrator-E-Mail-Adresse der Schule und nicht einer einzelnen Person?
4. Laufen Hosting, Sicherungen und Lizenzen über Konten der Schule?
5. Wissen Sie, wo die Sicherungen liegen, und wurde schon einmal eine zurückgespielt?
6. Gibt es eine Anleitung, mit der jemand Neues die Website pflegen kann?

Können Sie alle Fragen mit Ja beantworten, ist ein Wechsel gut vorbereitet. Jedes Nein ist ein Punkt für die Übergabe. Bei mehreren lohnt es sich, nicht bis zum letzten Schultag zu warten.

Was Sie jetzt tun können

1. Bestandsaufnahme machen. Dienste, Konten und Formulare auflisten, am besten gemeinsam mit der Person, die die Website heute betreut.
2. Zweiten Administrator anlegen. Das dauert wenige Minuten und nimmt viel Druck aus jedem Wechsel.
3. Funktionsadressen eintragen. Formular-Empfänger und Administrator-E-Mail-Adresse auf eine Adresse der Schule umstellen.
4. Übergabegespräch vereinbaren. Ein gemeinsamer Termin am Bildschirm, bei dem die wichtigsten Handgriffe gezeigt und festgehalten werden.
5. Redaktion verteilen. Klären, wer künftig welche Inhalte pflegt und wer freigibt.

Wie wir unterstützen

Bei den Schulwebsites, die wir betreuen, übernehmen wir die Technik: Hosting, Überwachung und Sicherungen sind in allen Schulpaketen enthalten, ab Schule Plus auch Updates und Wartung. Die Inhalte bleiben in Ihrer Hand. Wechselt die zuständige Lehrkraft, passen wir die Berechtigungen an und weisen neue Redakteure ein. Jedes Team schulen wir an der eigenen Website und geben eine Anleitung mit. Ist ein altes System nicht mehr zu halten, bauen wir die Website neu auf. Was zu Ihrer Schule passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Mehr dazu auf unserer Seite zur Schulwebsite.

Quellen

Geöffnet am 12.11.2026. Die Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung.

• Verantwortung der Schulleitung für die Schulhomepage: Hessisches Kultusministerium, Datenschutz bei der Außendarstellung der Schule
• Zugänge beim Ausscheiden: datenschutz-schule.info, Zugänge löschen, wenn ein Mitarbeiter die Schule verlässt
• Administrator-E-Mail-Adresse: WordPress-Dokumentation, Settings General Screen
• Benutzer löschen und Inhalte zuordnen: WordPress-Dokumentation, Users Screen
• Synchronisierte Muster: WordPress Developer Resources, Introduction to Patterns
• Benachrichtigungen in Fluent Forms: Fluent Forms, Admin and User Email Notifications
• Benachrichtigungen in WPForms: WPForms, Setting Up Form Notification Emails; WPForms, Using Smart Tags
• Kontakt-Element im Footer: Blocksy, Footer Contacts
• Globaler Footer in Divi: Elegant Themes, Use the Theme Builder to customize your website’s header and footer